Оргструктура с историей
Приложение показывает иерархию отделов без ограничения вложенности, фиксирует переводы сотрудников, изменения должностей и руководителей, а также помогает поддерживать актуальную структуру компании.
Ваши данные в безопасности!
Решение работает с данными сотрудников внутри вашего Битрикс24 и не создаёт отдельную внешнюю базу персонала.
У приложения много уникальных возможностей
Визуализация структуры
- любые уровни вложенности
- полные названия отделов
- сотрудники, должности, руководители
- поиск сотрудников
- отчёты по сотрудникам
- сотрудники вне портала
- история переводов
- смена должностей
- изменения отделов
- уведомления
Кейс №1 - Полная структура компании + вставка в документы.
С использованием стандартного функционала Битрикс24 это может быть непросто и даже неудобно, так как на странице «Структура компании» вложенность более трех уровней схлопывается, и приходится отдельно открывать каждый из вложенных отделов.
При необходимости вставить даже небольшую структуру в документ это можно сделать только через скриншот экрана или кнопку «Печать» внизу страницы портала. При этом будет видно лишь количество сотрудников и их аватары, но имена и должности появляются при наведении, поэтому на скриншот не попадут. Если название отдела длинное, то отобразятся только первые 24 символа и троеточие.
И еще одна особенность. Если на втором уровне структуры более 5 отделов, то включится горизонтальная прокрутка, и не все отделы попадут на скриншот. Все эти неудобства решает приложение Оргструктура с историей.
Возможность копировать структуру компании в буфер для вставки в Excel, Word или Google Документы с сохранением выбранных параметров.
Пять режимов отображения иерархии: Структура, Сдвиг, Список, Строка и Отчет по сотрудникам — и в каждом из них названия отделов, должностей и имена сотрудников видны полностью.
Редактирование названия вашей компании в заголовке.
При копировании автоматически вставляется дата актуальности.
Кейс №2 - Гибкий отчет с данными по сотрудникам.
В режиме «Отчет по сотрудникам» доступен выбор любых полей. Это позволяет настраивать полезные отчеты и быстро переносить данные в таблицу.
История изменений оргструктуры в Битрикс24
Приложение сохраняет историю кадровых изменений: приём и увольнение сотрудников, смену должностей, перевод между отделами, изменение руководителей и изменения подразделений компании.
Режим «Кадровик» (NEW)
Режим нужен, чтобы перед отправкой уведомлений подтвердить фактическую дату кадрового изменения. Это особенно удобно, если изменения в Битрикс24 внесли позже, чем они реально вступили в силу.
Как это работает
1. Администратор в настройках приложения выбирает вариант уведомлений «после подтверждения кадровиком» и назначает одного сотрудника ответственным кадровиком.
2. Назначенному сотруднику приходит уведомление о новой роли.
3. В разделе «История» появляется колонка «Дата изменения от кадровика». Для нового события кадровик нажимает «Выберите дату», указывает дату, с которой изменение фактически действует, и подтверждает её.
4. Пока дата не подтверждена, уведомление по событию не отправляется, а запись в Истории отмечается как требующая внимания. При необходимости кадровик может изменить указанную дату. Для остальных пользователей редактирование недоступно.
Например: сотрудника перевели в новый отдел с 1 сентября, но изменения в Битрикс24 внесли только 3 сентября. Приложение зафиксирует событие 3 сентября, а кадровик сможет указать фактическую дату перевода — 1 сентября. После подтверждения этой даты уведомление будет отправлено.
Настройки уведомлений трёхуровневые.
По умолчанию всем управляет администратор — он выбирает формат получения сразу для всех пользователей:
- Уведомлять обо всех изменениях в компании;
- Только в своем отделе (включено по умолчанию);
- В своём и подчиненных отделах;
- Не получать совсем.
Также администратор может разрешить менять настройки руководителям (например, у всех сотрудников останется «в своем отделе», а начальство сможет выбрать себе другой формат) или «разрешить всем» ставить индивидуальные настройки.
Логика уведомлений зависит от выбранного режима:
- В режиме «при обнаружении изменений» приложение фиксирует кадровое событие при очередной проверке. Если после этого открыть приложение, уведомление отправится сразу, а в Историю запишутся фактические дата и время обнаружения.
- В режиме «после подтверждения кадровиком» найденные события сначала появляются в Истории. Уведомление отправляется только после того, как назначенный кадровик укажет дату вступления изменения в силу и эта дата наступит.
- Фоновая проверка выполняется периодически. Накопленные события отправляются при первой проверке нового дня.
- Если приложение долго не выполняло проверку, при следующем запуске оно сравнит предыдущее и текущее состояние структуры и зафиксирует найденные изменения.
На события, связанные с увольнением, сменой должности или отдела, приложение предложит найти дела сотрудника в приложении «Передача дел».
Дополнительный фильтр «Мой отдел и руководители» оставит ваше непосредственное окружение.
Фильтр «Без группировки» покажет всех сотрудников в алфавитном порядке, в том числе тех, кто не состоит ни в одном отделе или проекте.
Фильтр «Группы» поможет быстро посмотреть состав проектов с работающими сотрудниками портала и гостями. Важно учитывать, что секретные проекты видят только их участники, поэтому в общей схеме они могут не отображаться.
В режиме «Отчёт по сотрудникам» проекты можно вывести отдельным полем. При этом в отчёте отображаются только работающие сотрудники.
Сотрудники вне портала
Эта возможность нужна для тех случаев, когда человека важно показать в общей структуре компании, но отдельная учётная запись Битрикс24 ему не требуется. Например, это могут быть подрядчики, внештатные специалисты, уборщики, грузчики или другие сотрудники без доступа к порталу.
Такие сотрудники создаются на основе обычных контактов CRM и отображаются в Оргструктуре вместе с пользователями Битрикс24.
Для этого приложение использует два пользовательских поля контакта:
- «Оргструктура — сотрудник вне портала» — со статусом «Работающий» или «Уволенный»;
- «Оргструктура — ID отдела» — для указания одного или нескольких отделов, в которых нужно показать сотрудника.
Чтобы добавить сотрудника вне портала, достаточно открыть его контакт в CRM, выбрать нужный статус, указать ID отдела и заполнить основные данные — имя, должность и фотографию. После обновления приложения сотрудник появится в структуре.
Сотрудников вне портала можно показывать без группировки или по отделам и отдельно фильтровать по статусу «Работающий» или «Уволенный».
Таким образом, вы сможете или создать новое подразделение, или распределить сотрудников вне портала по существующим отделам, но главное — ваша огструктура будет полностью укомплектованной.
Редактирование структуры
Для администраторов портала предусмотрена возможность редактировать отделы и сотрудников непосредственно в интерфейсе приложения. Для этого нужно навести на название отдела или ФИО сотрудника в режимах схем — тогда появятся иконки редактирования.
При нажатии на иконку открывается окно с выбором действия. По отделам доступны: смена названия, выбор вышестоящего отдела, выбор руководителя и удаление отдела. Удалить отдел можно только если в нет сотрудников и подчинённых отделов. Доступные действия по редактированию данных сотрудника: изменение должности, перевод/добавление/исключение из отдела, назначение руководителем и увольнение.
При любом изменении приложение будет перезагружено, а событие попадет в Историю, и в сообщение от чат-бота (согласно настройкам).
И это еще не все достоинства Оргструктуры с историей!
- Встройка в профиль пользователя для быстрого доступа к приложению.
- Разделение Типа сотрудника (Сотрудники портала, Экстранет и Сотрудники вне портала) и Статуса сотрудника (Приглашенные, Работающие и Уволенные).
- Чек-бокс Номер для нумерации отделов. Обратите внимание- при его включении будут скрыты цифры, которые используются в названиях отделов.
- Чек-бокс Количество покажет, сколько сотрудников в каждом отделе.
- Чек-боксы Аватар, Должность, Онлайн, Руководитель, Ссылка на профиль, Я- дают дополнительные опции для просмотра структуры компании.
- Автоматическое сохранение всех настроек.
- Публикация Оргструктуры в Живой ленте портала для обсуждения с коллегами.
- Баннеры с именинниками ближайшей недели, и количеством незаполненных дней рождений у сотрудников.
Видео по функционалу
Видеообзоры — это простой способ разобраться, какие задачи решает приложение
Отзывы
Впечатления клиентов от решения
что нового?
Опубликованные версии со списком изменений
Объясняем сложные вещи простым языком
Что делать, если в Битрикс24 структура компании стала большой и неудобной?
Когда компания растёт, стандартной структуры может стать недостаточно: появляется много отделов, уровней вложенности и сотрудников. Оргструктура с историей помогает видеть всю компанию целиком, быстро находить людей и понимать, кто за что отвечает.
Как посмотреть, что менялось в структуре компании раньше?
Иногда важно знать не только то, как компания выглядит сейчас, но и что происходило до этого: когда сотрудник перешёл в другой отдел, поменялась должность или руководитель. История изменений помогает сохранить эти данные и вернуться к ним при необходимости.
Как быстро разобраться, кто где работает в большой компании?
Удобнее начать с чек-бокса «Мой отдел и руководители», в нём можно быстро найти своих коллег и начальство. А уже потом можно смотреть остальные отделы, руководителей и сотрудников в единой схеме с поиском и понятным отображением связей.
Как навести порядок в структуре компании в Битрикс24?
Начать стоит с понятного отображения отделов, сотрудников и руководителей. Актуальная оргструктура помогает быстрее находить людей, распределять ответственность и поддерживать порядок в данных.
«Создаватель» — официальный
партнер Битрикс24
100 000+
3 000+
83
5
8
250+
Остались вопросы?
Решение поставляется «как есть». Протестировано на облачном и коробочном Битрикс24. Консультации бесплатно.
Возможна индивидуальная доработка функционала по договору:
- Поможем настроить Битрикс24.
- Поищем готовые решения.
- Превратим вашу идею в уникальное приложение.
Создатели приложения
Разработка
Андрей Васильев
Дизайн и идея
Виталий Дудка
Разработка
Алексей Овчинников
Разработка
Дмитрий Коломейцев
Тестирование
Анна Бессонова
Приложения от Центра разработки «Создаватель»
Мы внедряем CRM с 2011 года и специализируемся на оказании комплексных услуг для увеличения прибыли и систематизации бизнеса.
Разработали 80+ решений для Маркеплейса Битрикс24 и входим в топ Лучших авторов.
Выпустили учебники Формула продаж и Клиенты в порядке, а также цикл видео-уроков Полный курс по Битрикс24.
— Бесплатные Сайты и CRM.