ПЕРЕДАЧА ДЕЛ

Автоматический поиск забытых дел уволенных, временная передача

и возврат дел

Передача дел — приложение для Битрикс24, которое сделает вашу жизнь проще и приятнее. Решение позволяет передавать дела уволенных сотрудников и временно отсутствующих коллег.

Больше не нужно вручную разбирать незавершенные дела — все можно решить в несколько кликов. Невероятная экономия нервов, времени и денег!

Ваши данные в безопасности!

1. Администратор портала видит все дела, руководители и сотрудники — в зависимости от настроенных ролей и прав доступа в CRM на чтение и изменение сущностей.

2. Локальная обработка данных. Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.

Установить приложение

Что можно передавать?
Приложение поддерживает автоматическую передачу для следующих сущностей:

Контактов и компаний
Лидов, сделок, предложений и счетов.
Дел CRM, универсальных дел и задач.
Элементов смарт-процессов.

Какие роли передаются

В лидах, компаниях, контактах, сделках и счетах: Ответственный и Наблюдатель
В смарт-процессах, делах CRM, предложениях и старых счетах: Ответственный
В задачах: Ответственный, Постановщик, Соисполнитель, Наблюдатель

Решаем распространенные сценарии:
1. Поиск забытых дел уволенных.
2. Передача дел другим сотрудникам в случаях: отпуска, больничного, декрета, смены должности или разделения зон ответственности.
3. Возврат дел после выхода сотрудника на работу.

Какую бы из задач вам не предстояло решить, делать это в рамках стандартного функционала Битрикс24 крайне трудоёмко. С уже уволенными сотрудниками — особенно сложно. Там выстраивается целая череда действий с временным возвращением уволенного в действующие, и с ручным переносом сущностей. Все это приходится делать потому, что CRM Битрикс24 не контролирует закрытие сделок, лидов, компаний уволенных сотрудников и других дел. Именно поэтому накапливаются объекты, в которых ответственные — уволенные. Тут и приходит на помощь — Автоматический поиск забытых дел.

Есть два подхода к поиску забытого:

по уволенным сотрудникам;
по самим сущностям, оставшихся на них.

Общее количество дел при этом не меняется, но способ отображения различается: в первом случае вы видите список уволенных сотрудников с количеством дел, а во втором — сразу перечень забытых лидов, сделок, контактов, задач и других незакрытых сущностей.

По умолчанию для передачи выбрано сразу всё, однако можно и гибко настроить распределение и назначить разных сотрудников для разных типов данных. Например, передать контакты одному сотруднику, лиды — другому, а компании — третьему.

Более того, вы можете выбрать сразу несколько сотрудников для передачи. В этом случае дела равномерно будут распределены между выбранными преемниками. Это особенно полезно в B2B-компаниях, где важно, чтобы у клиента всегда был единый ответственный.

Приложение позволяет открыть список дел и сущностей CRM. Кликнув на выбранную строчку, вы сможете перейти к любой заинтересовавшей вас задаче, лиду, сделке или компании. Поиск по сотрудникам быстрый и понятный: по фамилии, имени или должности.

Чек-бокс «Связанные сущности» позволит передать родительские сущности компания и контакт вместе со всеми дочерними. При этом не учитывается текущий ответственный, и сущности передаются полностью, вместе с родительской.

Пример: на уволенном есть сделка с контактом (а также счет и задача), но сам контакт привязан к компании, и у нее ответственный другой, действующий сотрудник. Открыв Связанные сущности — вы получаете возможность передать всю связь разом. Приложение покажет те связи, которые касаются выбранного сотрудника, но не «вообще всё» — для этого пришлось бы перебирать CRM полностью, а это слишком долгий запрос. Учитываются те дела и задачи, которые есть в родительской сущности — контакте или компании, а также задачи в сделках. Кроме того, мы рекомендуем передавать по одной связи за раз — одному преемнику.

Временная передача дел

Почти ничем не отличается от автоматического поиска по уволенным. С той лишь разницей, что сначала вам нужно выбрать сотрудника, чьи дела и задачи нужно передать.

В строке поиска введите Фамилию, Имя или должность сотрудника — и приложение в несколько секунд сформирует список компаний, лидов, сделок, счетов, смарт-процессов и тд. Выбираем преемника или преемников и передаем дела.

После того как сотрудник возвращается из отпуска, командировки, или выходит с больничного — вы можете одним кликом вернуть временно переданные дела.

Для этого нужно открыть Историю, в ней хранится вся информация по передачам и возвратам.
Для того, что вернуть дела обратно — откройте нужную сессию и нажмите "Отменить”.

Также в Истории доступна информация об инициаторе передачи — том сотруднике, который запустил процесс.

Кроме того, визуально разделяются успешно переданные дела, возвращенные и прерванные сессии (например, отключился интернет и дела передались не до конца). В этом случае можно их вернуть и попробовать снова.

Уведомления и напоминания
Для того, чтобы новый ответственный вовремя обработал переданные ему дела – ему направляется сообщение с количеством сущностей и ссылкой на детализацию в приложении. При временной передаче и возврате дел — сообщение придет обоим участникам.

При каждом запуске приложение анализирует оргструктуру компании, и, если были кадровые изменения (увольнение, новая должность, смена руководителя отдела или структуры отделов) — сообщает об этом непосредственному руководителю отдела. Это позволяет вовремя узнать о необходимости перераспределить дела.

При увольнении сотрудника приложение повторяет напоминания руководителю, пока не будут разобраны все «хвосты». Это помогает избавиться от потерянных дел и поддерживать порядок на портале. Частоту напоминаний можно регулировать в Настройках.

При передаче в таймлайн сущности автоматически добавляется комментарий: «Передано от Иванова к Петрову через приложение "Передача дел"».

В настройках можно отключить комментарии. И также, включить или выключить их можно вручную при каждой отдельной сессии передачи.

По умолчанию уведомления отключены, а комментарии — включены, изменение настроек доступно только администратору

Обратите внимание

Передача дел отображает сущности, в зависимости от настроек прав доступа, как к CRM, так и к Задачам.

Администраторам портала доступны все дела. Учитываются также права на чтение и изменение сущностей. Например, если сотруднику доступны задачи только на просмотр, а он попытается их передать, он увидит сообщение об ошибке.
Такое же сообщение может быть, если дело передали, а потом удалили, и пытаются удаленное вернуть.

Завершение задач уволенных — тут можно увидеть, сколько у вас на портале осталось ненужных задач, в которых уволенные были Ответственными или Постановщиками и завершить их в пару кликов.

Дополнительные преимущества Передачи дел:
— полностью работает внутри Битрикс24;
— доступно с мобильных устройств;

— возможность поделиться ссылкой на дела сотрудника;
— встройка в профиль пользователя с фильтром по «своим» делам.

Установить приложение

Приложение решает проблему массовой передачи дел другим сотрудникам, помогая поддерживать порядок в CRM, актуальность ответственных и непрерывность работы с клиентами — без ручной рутины и ошибок.

Посмотреть видео