Реестр документов CRM — приложение для Битрикс24, которое собирает документы CRM в единую таблицу и помогает быстро найти нужный договор, счёт, акт, предложение или другой документ, созданный по шаблону.
Решение показывает документы по лидам, сделкам, компаниям, контактам, счетам, предложениям и смарт-процессам, а также помогает организовать хранение входящей документации по компаниям.
Ваши данные в безопасности!
2. Локальная обработка данных. Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.
В любой компании со временем накапливается большое количество документов: договоры, счета, акты, накладные, приказы, доверенности и так далее. Документы отображаются в карточке сущности CRM, но общий список не посмотреть, поэтому создать документ по шаблону легко, а вот найти его потом намного сложнее. Зачастую, чтобы найти один-единственный документ, приходится посетить множество страниц портала и потратить уйму времени.
Реестр документов CRM собирает доступные пользователю документы в одной настраиваемой таблице. Из неё можно открыть документ, перейти к связанной карточке CRM, назначить рабочий статус, отфильтровать список, отсортировать данные и настроить состав столбцов под свои задачи.
Реестр документов CRM упрощает поиск созданных ранее документов. Достаточно открыть приложение и вы увидите все документы:
— по Компаниям и Контактам.
— по Лидам и Сделкам.
— по Предложениям и Счетам.
— по Смарт-процессам.
Таблица легко настраивается, в ней можно добавлять, удалять и перемещать поля: ID документа, Тип сущности, Название сущности, Шаблон, Документ, Статус, Дата создания, Дата изменения, Отдел и Автор. В поле Название сущности отображается, кроме того, название воронки Сделок и Смарт-процессов. Название сущности служит ссылкой на карточку CRM, а название документа — ссылкой для открытия документа или файла.
Для поиска нужных документов используйте фильтры и сортировку. Фильтровать документы можно по объекту CRM, названию документа, шаблону, автору, отделу, датам, типу сущности и рабочему статусу. Для предпросмотра или печати достаточно кликнуть на название.
Для того, чтобы увидеть документы в конкретном Лиде, Компании или Сделке — откройте встройку Реестра документов CRM в карточке нужной сущности. Во встройке Компании вы увидите все документы из связанных с ней сущностей: Лидов, Контактов, Сделок, Предложений, Счетов и Смарт-процессов.
Статусы документов
Позволяют контролировать процесс ведения документации в компании. Вы можете отследить путь каждого документа, на каком он этапе находится: только создан или отправлен, аннулирован и так далее.
При смене статуса документа – в таймлайн сущности записывается комментарий об этом.
Изменение статусов доступно всем пользователям, но администратор также имеет возможность менять их названия. Например, вместо «Портфолио» поставить «Архив» или любое другое. Важно! Если у части документов уже проставлен какой-то статус, а потом название изменилось — тогда у них в таблице сохранится старое название.
Рабочий статус нужен для внутреннего учёта в приложении. Он не изменяет содержимое документа, юридический статус документа, стадию CRM и не запускает бизнес-процесс
Как хранить входящие документы компании в Битрикс24
Разумеется, помимо документов по шаблону, в Компании может быть множество другой документации. Например, входящие Коммерческие Предложения, Акты от поставщиков, Протоколы и так далее. Как это все хранить в одном месте? Откройте встройку нужной Компании, в ней находится кнопка «Создать папку на диске». После этого на Общем диске компании создастся папка приложения Реестр документов CRM, и в ней будет папка с названием Компании. Там вы можете сохранять все нужные вам документы — и они также будут отображаться как во встройке, так и в основном приложении.
Важные моменты:
- По умолчанию доступ к Общему диску открыт для всех сотрудников. Вы можете настроить права доступа как к папке Реестра документов CRM, так и ко внутренним папкам с документами Компаний: на чтение или редактирование, а также дать или запретить полный доступ.
- На текущий момент приложение отобразит всю сохраненную документацию, которая находится в корневой папке Компании. Если в ней создать дополнительные подпапки — пока в Реестре они не выведутся, но тем не менее вы можете их использовать, например для хранения Архива.
- Вы можете сохранять в папке Компании файлы в любом формате, но не забывайте про доступное место на диске, чтобы его не переполнить.
Для того, чтобы в общей таблице визуально выделить такие документы — также можно использовать Статусы. Например, задать одному статус “Входящие” и присваивать нужным документам.
NEW! Встройка в профиль пользователя покажет все документы сотрудника. Теперь документы хранить и искать стало еще проще!
Видео по функционалу
Видеообзоры — это простой способ разобраться, какие задачи решает приложение
Преимущества Реестра документов CRM:
— Встройка в Лида, Сделку и Компанию, которая показывает документы и в дочерних сущностях (Контакты, Счета и Предложения).
— Фильтры и сортировка по всем полям.
— Визуальное выделение неактуальных документов.
Приложения упрощает работу сотрудникам, которые работают с документами CRM — менеджерам, бухгалтерам, директорам.
С Реестром документов CRM больше не будет потерянных документов!
А чтобы найти все забытые дела — используйте приложение Передача дел.
что нового?
Опубликованные версии с историей изменений
Объясняем сложные вещи простым языком
Как организовать работу с договорами и актами в Битрикс24?
Для работы с договорами, актами, счетами и другими документами лучше использовать шаблоны документов CRM. Так создание документов может быть автоматическим, а нужные данные сами будут подставляться из полей сущностей.
Можно ли использовать Битрикс24 как простой документооборот?
Битрикс24 позволяет не только создавать и хранить документы по шаблонам CRM, но и отправлять их клиентам буквально в два клика. Для удобной работы с большим количеством документов можно использовать Реестр документов CRM с поиском, фильтрами и статусами.
Как контролировать документы после создания в Битрикс24?
Создание документа — только первый этап работы. После этого часто нужно проверить согласование, подписание или отправку клиенту. Статусы документов помогают видеть текущий этап и историю изменений.
Подходит ли Реестр документов CRM для компаний с большим количеством клиентов?
Да. Чем больше клиентов, сделок и документов создаётся в CRM, тем важнее иметь общий список документов с фильтрами, статусами и возможностью быстро перейти к связанной карточке.
Какие объекты и документы отображаются в Реестре?
Реестр документов CRM поддерживает документы, созданные по шаблону в следующих сущностях: лиды, сделки, контакты, компании, старые и новые счета, предложения и смарт-процессы. Кроме того, используя встройку в карточку компании и создание папок на Диске — можно организовать хранение любой другой документации, нужной для общего учета.
Можно ли из Реестра создавать, редактировать, удалять или выгружать документы?
Нет, сам по себе Реестр документов CRM предназначен для поиска, просмотра и внутреннего контроля доступных документов. Для создания, редактирования и удаления документов используйте соответствующие инструменты Битрикс24.
Что меняет рабочий статус документа?
Рабочий статус служит только для внутреннего учёта в приложении. Он не изменяет содержимое или юридический статус документа, стадию CRM и не запускает бизнес-процесс. При изменении статуса приложение добавляет запись к связанному объекту CRM, а для старых счетов — в комментарий счета.
Как файлы компании с Диска попадают в Реестр?
Файлы включаются в Реестр документов CRM, если они помещены в папку компании, созданную приложением. Папка создаётся из вкладки приложения в карточке компании и требует доступа к Диску Битрикс24.
Телеграм-канал
«Создаватель»
Просто о Битрикс24
Новые релизы и полезные статьи
Видео-гайды
Поддержка приложений
Остались вопросы?
Решение поставляется «как есть». Протестировано на облачном и коробочном Битрикс24. Консультации бесплатно.
Возможна индивидуальная доработка функционала по договору:
- Поможем настроить Битрикс24.
- Поищем готовые решения.
- Превратим вашу идею в уникальное приложение.
«Создаватель» — официальный
партнер Битрикс24
100 000+
3 000+
75
5
8
250+
Создатели приложения
Разработка
Андрей Васильев
Дизайн и идея
Виталий Дудка
Разработка
Иван Иванов
Разработка
Дмитрий Коломейцев
Тестирование
Татьяна Жерненко
Тестирование
Анна Бессонова
Приложения от Центра разработки «Создаватель»
Мы внедряем CRM с 2011 года и специализируемся на оказании комплексных услуг для увеличения прибыли и систематизации бизнеса.
Разработали 75+ решений для Маркеплейса Битрикс24 и входим в топ Лучших авторов.
Выпустили учебники Формула продаж и Клиенты в порядке, а также цикл видео-уроков Полный курс по Битрикс24.
— Бесплатные Сайты и CRM.