Реестр документов CRM 

Полный список документов
по шаблону, а также учёт и удобное хранение входящей документации от клиентов
Что нового?Заказать демонстрацию

В любой компании со временем накапливается большое количество документов: договоры, счета, акты, накладные, приказы, доверенности и так далее. Документы отображаются в карточке сущности CRM, но общий список не посмотреть, поэтому создать документ по шаблону легко, а вот найти его потом намного сложнее. Зачастую, чтобы найти один-единственный документ, приходится посетить множество страниц портала и потратить уйму времени.

Ваши данные в безопасности!

1. Учитываются права текущего пользователя. В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM конфиденциальная информация скрывается. Сотрудник без доступа к Счетам не сможет увидеть документы Счета. Но при этом он сможет просмотреть документы по Лидам или Контактам, если у него есть на это права.

2. Локальная обработка данных. Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.

Реестр документов CRM упрощает поиск созданных ранее документов. Достаточно открыть приложение и вы увидите все документы:
— по Компаниям и Контактам.
— по Лидам и Сделкам.
— по Предложениям и Счетам.

— по Смарт-процессам (NEW).

Таблица легко настраивается, в ней можно добавлять, удалять и перемещать поля: ID документа, Тип сущности, Название сущности, Шаблон, Документ, Статус, Дата создания, Дата изменения, Отдел и Автор.В поле Название сущности отображается, кроме того, название воронки Сделок и Смарт-процессов. Для поиска нужных документов используйте фильтры и сортировку. Для предпросмотра или печати достаточно кликнуть на название.

Для того, чтобы увидеть документы в конкретном Лиде, Компании или Сделке — откройте встройку Реестра документов CRM в карточке нужной сущности. Во встройке Компании вы увидите все документы из связанных с ней сущностей: Лидов, Контактов, Сделок, Предложений, Счетов и Смарт-процессов.


Обратите внимание: приложение отображает документы, созданные по шаблону в сущностях CRM.

Статусы документов

Позволяют контролировать процесс ведения документации в компании. Вы можете отследить путь каждого документа, на каком он этапе находится: только создан или отправлен, аннулирован и так далее.

При смене статуса документа – в таймлайн сущности записывается комментарий об этом.

Изменение статусов доступно всем пользователям, но администратор также имеет возможность менять их названия. Например, вместо «Портфолио» поставить «Архив» или любое другое. Важно! Если у части документов уже проставлен какой-то статус, а потом название изменилось — тогда у них в таблице сохранится старое название.

Организация и хранение документов Компании

Разумеется, помимо документов по шаблону, в Компании может быть множество другой документации. Например, входящие Коммерческие Предложения, Акты от поставщиков, Протоколы и так далее. Как это все хранить в одном месте? Откройте встройку нужной Компании, в ней находится кнопка «Создать папку на диске». После этого на Общем диске компании создастся папка приложения Реестр документов CRM, и в ней будет папка с названием Компании. Там вы можете сохранять все нужные вам документы — и они также будут отображаться как во встройке, так и в основном приложении.

Важные моменты:

  • По умолчанию доступ к Общему диску открыт для всех сотрудников. Вы можете настроить права доступа как к папке Реестра документов CRM, так и ко внутренним папкам с документами Компаний: на чтение или редактирование, а также дать или запретить полный доступ.
  • На текущий момент приложение отобразит всю сохраненную документацию, которая находится в корневой папке Компании. Если в ней создать дополнительные подпапки — пока в Реестре они не выведутся, но тем не менее вы можете их использовать, например для хранения Архива.
  • Вы можете сохранять в папке Компании файлы в любом формате, но не забывайте про доступное место на диске, чтобы его не переполнить.


Для того, чтобы в общей таблице визуально выделить такие документы — также можно использовать Статусы. Например, задать одному статус “Входящие” и присваивать нужным документам.

NEW! Встройка в профиль пользователя покажет все документы сотрудника. Теперь документы хранить и искать стало еще проще! 

Преимущества Реестра документов CRM:

— Полная информация о всех документах по шаблону в одной таблице (с подсчётом количества).
— Встройка в Лида, Сделку и Компанию, которая показывает документы и в дочерних сущностях (Контакты, Счета и Предложения).
— Фильтры и сортировка по всем полям.
— Визуальное выделение неактуальных документов.

 
Приложения упрощает работу сотрудникам, которые работают с документами CRM — менеджерам, бухгалтерам, директорам.
С Реестром документов CRM больше не будет потерянных документов!

А чтобы найти все забытые дела — используйте приложение Передача дел.

что нового?

Опубликованные версии с историей изменений

Телеграм-канал

«Создаватель»

Просто о Битрикс24
Новые релизы и полезные статьи
Видео-гайды
Поддержка приложений

Остались вопросы?

Напишите нам в онлайн-чат «Создаватель» в приложении или на почту start@sozdavatel.ru
Решение поставляется «как есть».
Протестировано на облачном Битрикс24.

Консультации бесплатно.
Возможна индивидуальная доработка функционала по договору:

  1. Поможем настроить Битрикс24.
  2. Поищем готовые решения.
  3. Превратим вашу идею в уникальное приложение.

«Создаватель»золотой партнер Битрикс24

24 950+
Общее количество установок приложений
№9
в Рейтинге разработчиков Битрикс24
2
Приложения в ТОП «Лучшие приложения по подписке»
30
Готовых решений опубликовано в Маркете Битрикс24
1 120+
Компаний регулярно их используют
35 100+
Ежемесячных запусков приложений

Создатели приложения

Разработка

Андрей Васильев

Дизайн и идея

Виталий Дудка

Разработка

Иван Иванов

Тестирование

Анна Бессонова

Приложения от центра разработки «Создаватель»

Занимаемся разработкой приложений для Битрикс24 более 10 лет. Наши приложения постоянно дорабатываются и обновляются.
Заказать демонстрацию
CRM-форма появится здесь
Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Понятно Подробнее
Cookies