МАСТЕР ОТЧЁТОВ 

по задачам —

УДОБНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ С РАСШИРЕННЫМИ ВОЗМОЖНОСТЯМИ ДЛЯ КОНТРОЛЯ И АНАЛИЗА ЗАДАЧ

Мастер отчетов по задачам— родственное приложение Мастера отчетов CRM.

Полностью сохраняет его широкий функционал.

Позволяет строить гибкие отчеты не только по задачам, но и по связанными с ними сущностями CRM.

Что нового?Заказать демонстрацию

Ваши данные в безопасности!

1. Учитываются права текущего пользователя.
В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM и Задачам конфиденциальная информация скрывается. Сотрудник, у которого настроены права на просмотр только своих задач — в отчете увидит только их.

2. Локальная обработка данных.
Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.

С «Мастером отчётов по Задачам» вы сможете:

  • Выбирать поля сразу и по Задачам, и по связанным с ними сущностям CRM (Сделки, Лиды, Счета). Не только типовые, но и пользовательские.
  • Менять дату, по который происходит выборка данных. Например, выбирать Задачи по Крайнему сроку (а не только по Дате создания). 
  • Комбинировать поля так, как понадобится.
  • Фильтровать, сортировать данные —и видеть только необходимую информацию.
  • Настраивать отчеты для регулярной публикации в Ленту Новостей.
  • Визуализировать данные с помощью графиков.
  • Подбирать вариант итогов в зависимости от типа поля: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных.
  • Используя группировку, видеть промежуточные итоги помимо общих. Например, сколько задач закрыл за месяц конкретный сотрудник. А также группировать по временным периодам — дням, неделям, месяцам, кварталам или годам. *

Пример №1. Контроль крайних сроков Проекта

В проекте или группе может быть множество задач, и работы ведутся параллельно. Для того, чтобы проконтролировать «просроченные» задачи, выберите тип даты Крайний срок (в поле «по»— дата до сегодняшнего дня) и добавьте поля Название, Проект и Статус. Отфильтруйте по нужному названию проекта и по статусам задачи.

Пример №2. Рейтинг сотрудников по закрытым задачам


Для того, чтобы проанализировать эффективность команды в разрезе закрытых задач, выберите поля: Название, Ответственный и Статус. Выберите фильтр в поле Статус «Завершена» и примените группировку по Ответственному. Вы увидите, кто из ваших сотрудников закрыл больше всего задач за период. 

Пример №3. Незавершенные задачи в Сделках


Для того, чтобы избежать ошибок и не двигать Сделку дальше по стадиям, если в ней есть незакрытые задачи, выберите поля по Задачам: Название и Статус, по Сделкам – так же Название и Стадия Сделки. Для поля Статус задачи выберите всё, кроме «Завершена», а для поля Стадия сделки выберите те стадии, на которых незавершенных задач уже быть не должно. Примените группировку по названию Сделки. Вы увидите общее количество, а также промежуточные итоги - сколько таких задач в каждой Сделке. 

Пример №3. Мониторинг времени


Сотрудники могут вести как свои личные задачи, так и задачи, привязанные к Сделкам или Группам. В типовом функционале Битрикс24 получить комплексный отчет сразу по всем задачам сотрудника весьма непросто, если у задач были разные постановщики.
Для полного контроля всех потраченных часов добавьте к стандартным полям (Дата создания, Название, Ответственный) поле Затраченное время из истории изменений. Для того, чтобы получить отчет по закрытым задачам этого месяца — выберите «по Дате закрытия за текущий месяц». Отфильтруйте по сотруднику. 
Вы можете добавлять в отчеты дополнительные поля по Контактам и Компаниям. Для этого сначала нужно выбрать поле Компания или Контакт в основной сущности, связанной с Задачами (например Сделка.Компания). Тогда выбор типовых и пользовательских полей будет доступен.

Обратите вниманиевсе адреса выводятся в одной строке. Аналогично с реквизитами. Кроме того на текущий момент выводится только один привязанный к Сделке (Лиду или Счету) Контакт. Привязанные напрямую к Задаче Компании или Контакты не отображаются.

Любой из сохраненных вами шаблонов отчетов можно сделать регулярным для публикации в ленту Новостей.

Обратите внимание: шаблоны отчетов являются индивидуальными. Ими можно поделиться при сохранении нового отчета, или открыв Шаблоны.

Графики

Полученное изображение можно скачать и использовать для дальнейшего анализа.

Обратите внимание: сочетание группировки и сортировки корректно работает в рамках отчетов по одной сущности.

Дополнительные преимущества «Мастера отчётов по задачам»:

  • Можно быстро искать поля по любой части названия.
  • Удобно выбирать данные за диапазон, текущий и предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год, а также за последние N дней. А если в диапазоне убрать даты “С” и “По” — можно вывести данные за весь период. 
  • Переходить по ссылкам на связанные элементы из других справочников: Сотрудники, Счета, Сделки и Лиды.
  • Сохранять отчёты в шаблоны и открывать одним кликом.
  • Выгружать готовый отчёт в Google Таблицы и Excel.
  • Сохранять отчёт в виде ссылки и делиться им.
  • Опубликовать отчёт в Живой ленте для обсуждения с коллегами. 


Ответы на часто задаваемые вопросы

Что такое Регулярный отчет?

Это функция, которая позволяет публиковать выбранные шаблоны отчётов в ленту Новостей. Администратор может выбрать:

  • Какие шаблоны будут публиковаться.
  • По какому расписанию
  • Кто сможет его видеть - получатели отчёта.


Для чего он может пригодиться?

Например, для удобного и быстрого информирования руководителей о состоянии задач. Администратор всего один раз настроит публикацию - а руководитель отдела будет видеть всю сводку свежих данных, просто открыв Новости на портале.

Какая бывает периодичность для публикации?

При включении регулярного отчета вы можете выбрать, когда он будет публиковаться:

  • Каждый день.
  • Раз в неделю (по понедельникам).
  • Раз в месяц (1 числа).
  • Раз в квартал.

Публикация в ленте новостей будет в то время, когда любой из администраторов зашел на портал - и от его лица. Если он не входит в список получателей отчета - то саму публикацию он не увидит.


Выбор времени публикации на текущий момент недоступен.

Есть ли ограничения по количеству?

Нет, вы сможете публиковать столько отчетов, сколько понадобится для ваших целей. Но у Регулярного отчета есть свои особенности:

  • Сразу же публикуется "пробный" отчёт - для возможности внести изменения по необходимости.
  • Если отчет по каким-то причинам не сформировался до конца (пропало интернет-соединение), то начнет снова через полчаса.
  • Если ни один администратор не зашел на портал - публикация в Живую ленту пропускается.
  • Регулярным может стать отчет с любыми фильтрами и сортировкой - но без группировки полей.
  • Нельзя сделать регулярным отчет, в котором не указаны даты "С" или "По".
  • Только администратор портала может настроить регулярную публикацию.


Какие данные будут опубликованы?

Битрикс24 возвращает нам все данные из CRM - внимательно выбирайте получателей, чтобы ваши данные оставались конфиденциальными. Если случайно добавить получателя, у которого есть права на задачи, но нет прав на сущности CRM - он сможет увидеть информацию по ним в публикации, хоть и не сможет посмотреть отчет непосредственно в приложении. И точно также, если у сотрудника есть права только на свои задачи - в приложении он увидит только их, а вот если администратор добавит его в список получателей в регулярном отчете - тогда в ленте Новостей сотрудник увидит все задачи.


Если отчёт пришел с текстом "Данные отсутствуют" - значит, за выбранный интервал времени в CRM нет подходящих данных (например, вчера не создалось ни одной новой задачи).

Какие данные попадают в отчет?

Главная дата по любой сущности - это дата ее создания и по умолчанию отчеты строятся по ней. Но вы можете менять типы дат для разных отчётов, и получать отчеты, например, по Дате изменений или Крайнему сроку, а также по собственным пользовательским полям.




Почему возникает "Ошибка доступа"?

Битрикс24 возвращает нам данные в зависимости от ролей и прав доступа к сущностям. Если у сотрудника настроены права только к задачам в Лидах (без Сделок) - он сможет построить отчёт по ним, но не сможет по Сделкам или Счетам. В этот момент появится сообщение "Ошибка доступа. У Вас недостаточно прав доступа к CRM для использования приложения. Обратитесь к администратору портала или настройте права."

Как настроить права доступа к приложению?

Дать или запретить доступ к самому приложению можно через Каталог приложений → Установленные → Мастер отчётов по задачам.



Как настроить права доступа к сущностям и задачам?

В разделе CRM → Ещё → Настройки → Права доступа → CRM. Сделать это может только администратор.

Права доступа к задачам настраиваются в Задачи и проекты → Ещё → Права доступа.

Как можно поделиться отчётом?

Нажать кнопку "Сохранить шаблон", дать ему название - и после этого ссылка на шаблон отчёта сохранится в буфере обмена. Также это можно сделать из Шаблонов отчётов.

После этого полученную ссылку можно отправить коллеге в чат. Кроме того, вы можете опубликовать отчет в ленте Новостей портала, и в посте (помимо данных) будет ссылка на ваш шаблон.

Почему в отчете "Ничего не найдено"?

В первую очередь, учитывается дата создания сущности, поэтому, если в crm не было создано подходящих по дате задач или сущностей CRM - вернется такое сообщение.


Также такое может быть в случае противоречащих друг другу фильтров, или если не хватает прав доступа на сущности.


Как скопировать отчет в Ексель?

При нажатии на кнопку Excel в правом верхнем углу отчет скопируется в буфер обмена. Это значит, что нужно открыть ексель (или любую другую программу с таблицами, например гугл докс) и вставить его туда. 

При открытии шаблона — открывается Маркет. Что делать?

Такая проблема наблюдается только на коробочных порталах. Для исправления нужно:

1. Зайти в в Рабочий стол → Настройки → Настройки продукта → Обработка адресов → Правила обработки.
2. Проверить наличие такого правила:
"#^/marketplace/view/([a-zA-Z0-9\.\_]+)/.*# | bitrix:app.layout | /marketplace/view/index.php | APP=$1"
3. Если его нет — добавить.

4. Проверить наличие папки /marketplace/view/ с индексным файлом. Если её нет — скопировать эталонную папку и её файлы из /bitrix/modules/rest/install/public/marketplace

Остались вопросы?

Напишите нам в онлайн-чат «Создаватель» в приложении или на почту start@sozdavatel.ru
Решение поставляется «как есть».
Протестировано на облачном Битрикс24.

Консультации бесплатно.
Возможна индивидуальная доработка функционала по договору.

Хотите большего?

1. Поможем настроить Битрикс24.
2. Поищем готовые решения.
3. Превратим вашу идею в уникальное приложение.

что нового

Опубликованные версии со списком изменений

Опыт

24 350+
Общее количество установок приложений
13
Место в номинации Битрикс24 Маркет Плюс за 2023 год
2
Приложения в ТОП «Лучшие приложения по подписке»
30
Готовых решений опубликовано в Маркете Битрикс24
1 100+
Компаний регулярно их используют
35 000+
Ежемесячных запусков приложений

Создатели приложения

Разработка

Андрей Васильев

Разработка

Анна Габитова

Дизайн и идея

Виталий Дудка

Тестирование

Анна Бессонова

Приложения от центра разработки «Создаватель»

Занимаемся разработкой приложений для Битрикс24 более 10 лет. Наши приложения постоянно дорабатываются и обновляются.
Заказать демонстрацию
CRM-форма появится здесь
Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Подробнее Понятно
Cookies