Ваши данные в безопасности!
2. Локальная обработка данных. Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.
Преимущества Мастера отчетов по задачам
- Выбор полей как по Задачам, так и по связанным с ними сущностям CRM (Сделки, Лиды, Счета). Не только типовых, но и пользовательских.
- Гибкая работа с датами — выборка по любому типу дат (например, по Крайнему сроку или Дате закрытия).
- Настройка полей, сортировки, группировки и фильтров.
- Создание собственных вычисляемых полей с использованием формул (NEW).
- Регулярные отчеты — публикация в Ленте новостей по расписанию.
- Визуализация с помощью графиков.
- Выбор итогов в зависимости от типа поля: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных.
Пример №1. Контроль крайних сроков Проекта
Для того, чтобы проконтролировать «просроченные» задачи, выберите тип даты Крайний срок (в поле «по»— дата до сегодняшнего дня) и добавьте поля Название, Проект и Статус. Примените фильтр по не пустому значению поля Проект (или по конкретным названиям проектов) и нужным статусам задачи.
Пример №2. Рейтинг сотрудников по закрытым задачам
Для того, чтобы проанализировать эффективность команды в разрезе закрытых задач, выберите поля: Название, Ответственный и Статус. Выберите фильтр в поле Статус «Завершена» и примените группировку по Ответственному. Вы увидите, кто из ваших сотрудников закрыл больше всего задач за период.
Пример №3. Незавершенные задачи в Сделках
Для того, чтобы избежать ошибок и не двигать Сделку дальше по стадиям, если в ней есть незакрытые задачи, выберите поля по Задачам: Название и Статус, по Сделкам – так же Название и Стадия Сделки. Для поля Статус задачи выберите всё, кроме «Завершена», а для поля Стадия сделки выберите те стадии, на которых незавершенных задач уже быть не должно. Примените группировку по названию Сделки. Вы увидите общее количество, а также промежуточные итоги - сколько таких задач в каждой Сделке.
Пример №3. Мониторинг времени
Сотрудники могут вести как свои личные задачи, так и задачи, привязанные к Сделкам или Группам. В типовом функционале Битрикс24 получить комплексный отчет сразу по всем задачам сотрудника весьма непросто, если у задач были разные постановщики.
Для полного контроля всех потраченных часов добавьте к стандартным полям (Дата создания, Название, Ответственный) поле Затраченное время из истории изменений. Для того, чтобы получить отчет по закрытым задачам этого месяца — выберите «по Дате закрытия за текущий месяц». Отфильтруйте по сотруднику.
Формулы и вычисляемые поля
Иногда для анализа недостаточно тех данных, которые уже есть в карточке задач. Теперь для этого можно создать собственное вычисляемое поле.
Для формулы выбираются числовые или денежные поля. Можно использовать сложение, вычитание, умножение, деление, скобки и функцию квадратного корня. Результат появится в отчёте как отдельная колонка.
Для неё можно задать удобное название, а затем использовать при фильтрации, сортировке, подведении итогов и построении графиков. Вычисляемые поля сохраняются в шаблоне вместе с остальными настройками, поэтому формулу не придётся создавать заново при каждом построении отчёта.
Кроме того, при создании поля можно выбирать поля из нескольких сущностей сразу. Например из суммы сделки вычитать стоимость задачи.
Шаблоны
Любой отчет можно сохранить как шаблон с заданными полями, сортировкой и фильтрами. Название шаблона легко поменять, а также внести в него изменения.
Шаблон можно сделать публичным — тогда он будет доступен всем сотрудникам портала. При необходимости им можно поделиться по ссылке.
Кроме того, шаблон можно сделать регулярным для публикации в ленту Новостей. Эта функция доступна только администраторам портала.
Шаг 1
Разовая настройка:
Администратор выбирает: какой шаблон будет публиковаться, кто будет его получать и с какой периодичностью.
Шаг 2
Результат
Руководитель регулярно получает нужную ему сводку информации по задачам.
В шаблоне также сохраняются период, группировка, выбранные итоги и вычисляемые поля. Если какое-то сохранённое поле было удалено или стало недоступно, приложение предупредит об этом при открытии шаблона и построит отчёт без недоступных полей.
Графики
Видео по функционалу
Видеообзоры — это простой способ разобраться, какие задачи решает приложение
Дополнительные преимущества «Мастера отчётов по задачам»:
- Можно быстро искать поля по любой части названия.
- Удобно выбирать данные за диапазон, текущий и предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год, а также за последние N дней. А если в диапазоне убрать даты “С” и “По” — можно вывести данные за весь период.
- Менять типы фильтров: по значению, по пустым и по не пустым значениям.
- Переходить по ссылкам на связанные элементы из других справочников: Сотрудники, Счета, Сделки и Лиды.
- Сохранять отчёты в шаблоны и открывать одним кликом.
- Выгружать готовый отчёт в Google Таблицы или скачивать в формате XLSX.
- Опубликовать отчёт в Ленте новостей для обсуждения с коллегами.
Кроме того, вам может быть полезен большой дашборд руководителя — Отчёт PRO Задачи.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Что такое Регулярный отчет?
- Какие шаблоны будут публиковаться.
- По какому расписанию
- Кто сможет его видеть - получатели отчёта.
Для чего он может пригодиться?
Например, для удобного и быстрого информирования руководителей о состоянии задач. Администратор всего один раз настроит публикацию - а руководитель отдела будет видеть всю сводку свежих данных, просто открыв Новости на портале.
Какая бывает периодичность для публикации?
При включении регулярного отчета вы можете выбрать, когда он будет публиковаться:
- Каждый день.
- Раз в неделю (по понедельникам).
- Раз в месяц (1 числа).
- Раз в квартал.
Публикация в ленте новостей будет в то время, когда любой из администраторов зашел на портал - и от его лица. Если он не входит в список получателей отчета - то саму публикацию он не увидит.
Выбор времени публикации на текущий момент недоступен.
Есть ли ограничения по количеству?
Нет, вы сможете публиковать столько отчетов, сколько понадобится для ваших целей. Но у Регулярного отчета есть свои особенности:
- Сразу же публикуется "пробный" отчёт - для возможности внести изменения по необходимости.
- Если отчет по каким-то причинам не сформировался до конца (пропало интернет-соединение), то начнет снова через полчаса.
- Если ни один администратор не зашел на портал - публикация в Ленту новостей пропускается.
- Регулярным может стать отчет с любыми фильтрами и сортировкой - но без группировки полей.
- Нельзя сделать регулярным отчет, в котором не указаны даты "С" или "По".
- Только администратор портала может настроить регулярную публикацию.
Какие данные будут опубликованы?
Битрикс24 возвращает нам все данные из CRM - внимательно выбирайте получателей, чтобы ваши данные оставались конфиденциальными. Если случайно добавить получателя, у которого есть права на задачи, но нет прав на сущности CRM - он сможет увидеть информацию по ним в публикации, хоть и не сможет посмотреть отчет непосредственно в приложении. И точно также, если у сотрудника есть права только на свои задачи - в приложении он увидит только их, а вот если администратор добавит его в список получателей в регулярном отчете - тогда в ленте Новостей сотрудник увидит все задачи.
Если отчёт пришел с текстом «Данные отсутствуют» - значит, за выбранный интервал времени в CRM нет подходящих данных (например, вчера не создалось ни одной новой задачи).
Какие данные попадают в отчет?
Главная дата по любой сущности - это дата ее создания и по умолчанию отчеты строятся по ней. Но вы можете менять типы дат для разных отчётов, и получать отчеты, например, по Дате изменений или Крайнему сроку, а также по собственным пользовательским полям.
Почему возникает «Ошибка доступа»?
Битрикс24 возвращает нам данные в зависимости от ролей и прав доступа к сущностям. Если у сотрудника настроены права только к задачам в Лидах (без Сделок) - он сможет построить отчёт по ним, но не сможет по Сделкам или Счетам. В этот момент появится сообщение «Ошибка доступа. У Вас недостаточно прав доступа к CRM для использования приложения. Обратитесь к администратору портала или настройте права.»
Как настроить права доступа к приложению?
Дать или запретить доступ к самому приложению можно через Каталог приложений → Установленные → Мастер отчётов по задачам.
Как настроить права доступа к сущностям и задачам?
В разделе CRM → Ещё → Настройки → Права доступа → CRM. Сделать это может только администратор.
Права доступа к задачам настраиваются в Задачи и проекты → Ещё → Права доступа.
Как можно поделиться отчётом?
Нажать кнопку «Сохранить шаблон», дать ему название - и после этого ссылка на шаблон отчёта сохранится в буфере обмена. Также это можно сделать из Шаблонов отчётов.
Полученную ссылку можно отправить коллеге в чат. Кроме того, вы можете опубликовать отчет в ленте Новостей портала, и в посте (помимо данных) будет ссылка на ваш шаблон. А также можно выбрать «Доступен всем» у своего шаблона - и он будет отображаться у всех сотрудников.
Почему в отчете «Ничего не найдено»?
В первую очередь, учитывается дата создания сущности, поэтому, если в crm не было создано подходящих по дате задач или сущностей CRM - вернется такое сообщение.
Также такое может быть в случае противоречащих друг другу фильтров, или если не хватает прав доступа на сущности.
Как скопировать отчет в Ексель?
При нажатии на кнопку Excel в правом верхнем углу отчет скопируется в буфер обмена. Это значит, что нужно открыть ексель (или любую другую программу с таблицами, например гугл докс) и вставить его туда.
При открытии шаблона — открывается Маркет. Что делать?
Такая проблема наблюдается только на коробочных порталах. Для исправления нужно:
1. Зайти в в Рабочий стол → Настройки → Настройки продукта → Обработка адресов → Правила обработки.
2. Проверить наличие такого правила:
"#^/marketplace/view/([a-zA-Z0-9\.\_]+)/.*# | bitrix:app.layout | /marketplace/view/index.php | APP=$1"
3. Если его нет — добавить.
4. Проверить наличие папки /marketplace/view/ с индексным файлом. Если её нет — скопировать эталонную папку и её файлы из /bitrix/modules/rest/install/public/marketplace
Отзывы
Впечатления клиентов от решения
что нового?
Опубликованные версии со списком изменений
Остались вопросы?
Решение поставляется «как есть». Протестировано на облачном и коробочном Битрикс24. Консультации бесплатно.
Возможна индивидуальная доработка функционала по договору:
- Поможем настроить Битрикс24.
- Поищем готовые решения.
- Превратим вашу идею в уникальное приложение.
«Создаватель» — официальный
партнер Битрикс24
100 000+
3 000+
80
5
8
250+
Создатели приложения
Разработка
Андрей Васильев
Дизайн и идея
Виталий Дудка
Разработка
Анна Габитова
Тестирование
Анна Бессонова
Тестирование
Татьяна Жерненко
Приложения от Центра разработки «Создаватель»
Мы внедряем CRM с 2011 года и специализируемся на оказании комплексных услуг для увеличения прибыли и систематизации бизнеса.
Разработали 80+ решений для Маркеплейса Битрикс24 и входим в топ Лучших авторов.
Выпустили учебники Формула продаж и Клиенты в порядке, а также цикл видео-уроков Полный курс по Битрикс24.
— Бесплатные Сайты и CRM.